서면 제출 조합원 동의 없어도 열람할 수 있어
재건축·재개발 및 도시환경정비사업에서 조합원 또는 토지등소유자의 서면결의서 1장의 위력은 대단하다. 1장의 있고 없음의 차이로 인해 사업이 짧게는 몇 개월에서 길게는 몇 년의 사업기간이 단축 또는 연장될 수 있기 때문이다.
서면결의서는 대통령을 선출하는 국민투표에서 한 표의 역할을 하며, 도시정비사업에서의 서면 한 장의 가치는 수억에서 수십억 원에 이르기도 한다. 그 만큼 조합원 한 명이 행사하는 서면의 가치는 대단하다 할 수 있다.
최근 법제처에서 서면결의서에 관한 유권해석을 내놨다. 제출된 서면을 조합에서 조합원에서 또는 추진위원회에서 토지등소유자에게 복사 등의 열람요청시 이에 응해야하는지에 관한 문제다. 이에 대해 법제처는 상황에 따른 다른 해석을 내놨다. 즉, 조합원이라 하여 무조건 다른 조합원이 제출한 서면을 보여줄 필요는 없다는 것이며, 다만 사용과 목적이 분명하다면 다른 조합원의 서면이라도 복사 등의 방법을 통해 열람이 가능토록 해야 한다는 것이다.
법제처는 도시 및 주거환경정비법상 서면결의서가 공개대상인지에 대한 질의에 대해 “공개대상”이라고 답했으며, 서면을 제출한 조합원의 동의 없이도 열람이 가능한지에 대해 “동의가 없더라도 열람할 수 있게 해야 한다”고 회신했다. 다만, 사용목적이 기재되지 않은 요청에 대해서는 “열람·등사 등의 요청에 응하지 않아도 된다”고 해석했다.
첫 번째 질의에 대해서 법제처는 ‘도시정비법’ 제81조제1항의 규정을 들어 추진위원회위원장 또는 사업시행자(조합의 경우 조합임원, 도시환경정비사업을 토지등소유자가 단독으로 시행하는 경우 그 대표자)는 정비사업시행에 관해 각 호의 서류 및 관련 자료를 조합원·토지등소유자 또는 세입자가 알 수 있도록 인터넷과 그 밖의 방법을 통해 공개하여야 하며, 조합원 또는 토지등소유자의 열람·등사 요청이 있는 경우 즉시 이에 응하여야 한다고 규정했다. 공개대상에는 추진위원회·주민총회·조합총회 및 조합의 이사회·대의원회의 의사록을 포함했다.
조합의 이사회·대의원회의 의사록은 회의가 진행되는 과정 및 결과, 참석자들의 안건에 대한 의사 등을 기록한 것이며, 서면결의서는 의사록의 일부 또는 적어도 의사록과 관련된 자료라고 법제처는 규정했다.
법제처는 특히, 도시정비법에서 의사록 및 관련자료를 공개하도록 하는 이유에 대해 정비사업 시행과정의 투명성을 높이고, 조합원의 알권리를 위한 것이므로, 이러한 취지에 비추어 볼 때 정비사업시행을 위한 주요한 결정이 이루어지는 창립총회, 조합총회, 조합의 이사회·대의원회의 의사결정과정은 공개되어야 하고, 이러한 의사결정과정에 있어서의 핵심인 서면결의서도 공개대상서류로 봐야 한다는 것이다.
두 번째 질의인 ‘공개시 동의여부’에 대해, 법제처는 도시정비법상 정비사업의 시행에 관한 자료를 공개하도록 하고 있을 뿐, 위 자료를 공개하는 경우 조합원의 동의는 요구하고 있지 않다고 전했다. 이 이유에 대해 공개되는 서면결의서는 안건에 대한 찬반의 의사표시만이 기재되어 있을 뿐 특정인을 식별할 수 있는 개인 정보가 포함되어 있지 않으므로, 공개되는 서면결의서가 개인정보로서의 성격이 있음을 전제로 하여 이를 제출한 조합원 등의 동의가 필요하다고 볼 수는 없다고 해석했다.
마지막, ‘사용목적 기재’에 대해 토지등소유자 또는 조합원의 열람·등사 요청은 사용목적 등을 기재한 서면 또는 전자문서로 하여야 한다고 규정하고 있어 공개요청을 위한 서면에는 사용목적을 분명히 기재해야 하며, 이를 기재하지 않을 경우 적법한 공개요청이라 할 수 없어 조합은 이에 응할 의무는 없다고 본다고 법제처는 해석했다.
법제처가 이 같이 해석한 이유로는 조합원의 열람·등사요청의 지나침을 방지하기 위해 사용목적을 기재하도록 하고 있다며, 도시정비법에서 사용목적을 기재하라고 하였을 뿐 사용목적이나 요청횟수에 특별한 제한을 하고 있지 아니한 점 등을 감안하더라도, 이를 기재하지 않는 경우 요청된 자료를 공개하지 않아도 된다는 것이다.